Réussir son séminaire d’entreprise : Les 5 clés

Bien souvent les séminaires viennent marquer la saisonnalité des entreprises. C’est l’heure du bilan, partons dans un lieu sympa pour faire le point. Mais ne serait-ce pas au fond une manière d’enrober d’un contexte agréable une longue présentation chiffrée qui ne l’est pas ? On choisit un lieu original loin du bureau, on s’autorise des extras et, quitte à être là, on en profite pour faire une activité de team building. Le risque ? Un séjour décousu avec une ambiance ambiguë, entre travail et détente, ne permettant ni d’être efficace ni de profiter…

Mais alors, comment vous assurer de réussir votre prochain séminaire d’entreprise ?

1. Focalisez-vous sur les bons objectifs

2. Prenez du recul

3. Créez du lien

4. Incarnez vos valeurs

5. Choisissez le cadre adapté

Ce qu’il ne faut pas faire (un séminaire n’est pas une conférence), par Teemu Paananen pour Unsplash

1) Focalisez-vous sur les bons objectifs

Pourquoi organiser un séminaire ?

Vous ne partez pas à grand frais dans un coin sympa pour écouter un bilan enfermé dans une salle de réunion. Vous êtes peut-être un excellent orateur, un séminaire n’est pas une conférence. Votre bilan annuel vous pouvez le faire en visio (ou par mail, voire en asynchrone) en créant un espace de réaction dédié aux personnes intéressées libérant les collaborateurs qui ne seraient pas envoutés par les chiffres.

Et si vous consacriez plutôt le temps du séminaire, cette opportunité rare d’être ensemble, à des activités en commun ?

Un séminaire d’entreprise rassemble vos collaborateurs hors du bureau. Profitez-en pour capitaliser sur ces deux aspects : 

• Faites tout autre chose que ce qui vous occupe au quotidien au bureau

• Focalisez-vous sur vos équipes. 

Elles vous le rendront.

2) Prenez du recul

Quitter le bureau vous permet de sortir la tête de l’eau et de porter un regard neuf.

Votre rythme quotidien suit un planning organisé à l’avance. Les événements sont prévus, coordonnés, vous savez ce que vous avez à faire et vous le faites bien ! Les étapes se succèdent, les projets avancent, mais plusieurs mois après les avoir définis, vos objectifs sont-ils toujours pertinents ?

Quel est l’état de l’environnement dans lequel votre entreprise évolue ? La direction choisie et la manière de les atteindre sont-elles les plus adaptées ?

Il est nécessaire de se ménager des respirations dans une roadmap annuelle pour prendre du recul. Cela vous permettra de prendre conscience du travail accompli, de faire le point sur la stratégie mise en place – pour la faire évoluer ou la confirmer ! – et de procéder aux ajustements nécessaires.

Vous me direz que c’était bien le but de la présentation que vous avez faite au dernier séminaire…

Prendre du recul, oui, mais collectivement.

En réalité, l’objet du séminaire est de profiter de ce moment pour prendre le pouls de vos équipes. On le disait plus haut, c’est un moment qui leur est dédié. Et leurs positions quotidiennes, au contact de vos clients, de vos partenaires, de vos marchés font d’elles des témoins privilégiés qui ont beaucoup à vous apprendre. Qu’ont-elles perçu, chacune avec son expertise, qui pourrait impacter les activités de l’entreprise ?

Vos collaborateurs sont des mines d’or. Vous devez les inclure dans votre prise de recul stratégique.

Picsou découvrant une pépite d’or dans le Klondike, le début d’une richesse qu’il a su faire fructifier

La prise de recul de chacun permet également de construire sereinement le futur. En prenant de la distance on regarde plus loin et on peut se préparer aux événements futurs. Tous vos collaborateurs en ont besoin.

À vous de favoriser ces moments d’échange où les langues se délieront, car tous les retours que vous recevrez vous permettront de faire progresser le groupe. Il vous faudra créer une atmosphère propice à la prise de parole, où les membres de l’équipe – même celles et ceux qui n’ont pas l’habitude d’être sollicités – se sentiront écoutés mais pas jugés et suffisamment en confiance pour s’ouvrir aux autres. Evitez donc de définir des objectifs ils obnubilent les participants et limitent la spontanéité (et donc la créativité).

Et ces moments privilégiés renforceront les liens entre vos collaborateurs.

3) Créez du lien

La ressource la plus précieuse de votre entreprise ce sont vos collaborateurs. Et mieux ils se connaitront, mieux ils travailleront ensemble.

Vos collaborateurs sont dans la même équipe, la vôtre ! Et ils doivent en être convaincus. Ils doivent percevoir leurs propres collègues comme des partenaires plutôt que des adversaires – sinon comment être performant face à vos concurrents ? Et pour cela, ils doivent se connaitre.

De plus, ce sont les détenteurs de nombreuses connaissances qui, lorsqu’elles sont croisées, font surgir de nouvelles idées. Et comme les meilleures idées viennent sans réfléchir, il faut accepter – si ce n’est pas valoriser – les pauses-café.

Et si vous envisagiez le séminaire comme une longue pause-café ?

Pas d’objectif productif, juste l’idée de permettre à vos collaborateurs de se rencontrer.

En revanche, ça vous demande de préparer la situation, car il faut rendre possible les échanges informels qui permettront à chacun de se découvrir. Si au cours de votre séminaire vous proposez une succession de présentations, vos discours descendants vont cantonner vos collaborateurs à un rôle d’auditeurs passifs. Tout le monde n’a pas le talent de Steve Jobs pour galvaniser ses auditeurs. Vous risquez donc de désengager vos collaborateurs, alors qu’ils se sentaient déjà isolés ne pouvant que vous écouter.

Si vous souhaitez présenter des résultats (votre séminaire est bien entendu l’occasion de célébrer les succès et de sensibiliser chacun aux enjeux de l’entreprise), faites intervenir les protagonistes eux-mêmes. Et proposez-leur un format concis et interactif afin d’embarquer tous les participants.

Vous pouvez aussi organiser des jeux ou des activités avec un objectif particulier, mélanger les équipes qui travaillent ensemble mais se rencontrent peu, prévoir des plages libres pour laisser la place à la spontanéité, etc.

Mais ne forcez pas vos collaborateurs, même à s’amuser. Personne ne se dévoile lorsqu’il fait quelque chose à contre-cœur. Proposez, laissez-leur la prise d’initiative. Et ne vous forcez pas vous-même à faire une activité qui ne vous plaît pas. Au contraire !

Votre serviteur partageant sa passion de la voile, visiblement contagieuse

Ces moments d’échanges privilégiés prendront une multitude de formes. L’objectif étant que chacun se détende et baisse la garde pour accepter d’en montrer un peu plus sur sa personnalité. Des intérêts communs apparaitront et des liens se tisseront, entre eux mais aussi avec vous.

4) Incarnez vos valeurs

Le séminaire est un moment particulier que vous organisez pour vos équipes, parce que vous tenez à elles. C’est aussi l’occasion de leur montrer qui vous êtes afin de les engager à vos côtés.

Les entreprises ont beaucoup de mal à recruter aujourd’hui… et doivent à tous prix éviter de laisser partir leurs talents ! C’est pourquoi on entend de plus en plus parler de développement de marque-employeur. La formule résume les efforts réalisés par une entreprise pour devenir la plus séduisante possible aux yeux de ses collaborateurs et de potentielles recrues.

Alors on travaille le discours, on crée une campagne de communication, mais la forme ne fait pas tout. La démarche n’aura d’effet positif à long terme que si elle retranscrit sincèrement la réalité. Comme tous jeux de séduction, une relation durable entreprise-employé ne se construit que sur la sincérité…

C’est donc le moment de prendre au sérieux votre politique RSE. Celle-ci doit se construire au quotidien avec vos équipes. Elle doit également s’incarner dans des moments forts qui concrétisent vos intentions. Ce sont des occasions de montrer qui vous êtes tout en mettant en valeur les manières de travailler que vous souhaitez adopter. Et votre séminaire est un moment privilégié pour le faire.

Emmener vos collaborateurs à Vegas ne dit pas la même chose de vous que préparer l’ascension d’une montagne plusieurs mois à l’avance. Ces activités véhiculent des symboles forts. Elles remporteront l’adhésion de certains de vos collaborateurs au détriment de ceux qui ne se sentent pas concernés. Mais si on ne peut pas plaire à tout le monde, c’est aussi votre rôle de donner envie à vos équipe de s’engager dans une voie particulière.

Le président américain en train de convaincre ses concitoyens de dépenser énormément d’argent
dans un projet aux faibles chances de réussite mais qui montrera la grandeur de la nation.

En 1962, JFK prononce à l’Université Rice le discours “We choose to go to the moon” resté célèbre. Peu de temps avant, un sondage révélait que la majorité de l’opinion publique américaine n’était pas favorable au projet d’aller sur la Lune. Mais cet objectif collectif ambitieux, soutenu par une excellente communication, a progressivement emporté le cœur des foules. Chaque Américain avait le sentiment d’y contribuer et le monde entier fut fier d’appartenir à une espèce capable de réaliser un tel exploit.

Autres temps, autres mœurs. Si tout le monde n’a pas vocation à aller sur Mars, quel message voulez-vous transmettre à vos collaborateurs ? Quelles valeurs et objectifs souhaitez-vous incarner ? Car vos équipes sont vos meilleures ambassadrices et votre séminaire est un moment privilégié pour s’adresser à elles.

5) Choisissez le cadre adapté

Après avoir défini les objectifs de votre séminaire d’entreprise, il vous faut trouver les activités adaptées pour les incarner et en décupler les effets.

Très souvent les entreprises font l’inverse. Elles trouvent d’abord un lieu pour réaliser leur séminaire puis cherchent les activités disponible à proximité pour ponctuer le séjour. Elles se retrouvent contraintes par une offre limitée qui ne correspond pas toujours à leurs ambitions…

Avec l’essor des sites de location, l’offre d’hébergement est devenue pléthorique. On trouve sans difficulté des hébergements répondant aux contraintes de chacun partout où on le souhaite. Vous pouvez donc d’abord vous focaliser sur le déroulé du séminaire, les activités que vous souhaitez proposer, et ensuite trouver l’hébergement le plus adapté.

Le séminaire est par sa nature un événement dans la vie d’une équipe dont vos collaborateurs se souviendront. Et si votre ambition est d’apporter un changement dans votre organisation, rendez-le concret !

Votre séminaire est l’occasion d’incarner
vos projets de transformation.

Vous souhaitez ouvrir de nouveaux marchés ? Augmenter votre croissance de 120% ? Mettre de nouvelles valeurs au cœur de votre stratégie ? Cela ne demande pas une simple évolution continue de vos méthodes… c’est une remise en question complète de votre manière de travailler !

Vous demandez à vos collaborateurs de travailler différemment, d’imaginer de nouvelles solutions. Associez le geste à la parole et faites-le concrètement : Imaginez un séminaire qui emmène vos collaborateurs hors de leur zone de confort.

Conclusion

Votre séminaire est un moment privilégié avec vos collaborateurs, ne le gâchez pas

Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous organisez votre séminaires, gardez à l’esprit que c’est une occasion particulière avec vos équipes. Échanges, prise de recul, concrétisation d’intentions, etc. Il ne tient qu’à vous de faire de ce moment ensemble un événement plus engageant qu’une présentation PowerPoint dans une salle de réunion moquette/néon.

PS : Optez pour un séminaire tout compris

Zomia propose des séminaires à impact sur des voiliers. Prise de recul, échanges privilégiés, coaching d’équipe, incarnation de vos valeurs RSE, le bateau est un support privilégié qui permet de vivre une expérience riche d’enseignements professionnels (et qui peut même servir d’hébergement !). Associé à notre méthodologie mettant l’humain au cœur de notre travail, vous êtes certain de réussir un séminaire marquant qui embarquera vos équipes.

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